各學院，各單位，機關各部門：
依據《西北師范大學檔案管理辦法》（西師發﹝2013﹞73號）和《西北師范大學2015年工作安排》（西師黨發﹝2015﹞1號）文件精神，為保證我校2015年檔案工作順利完成，現將本年度歸檔工作的有關事宜通知如下：
一、歸檔范圍
文書類：按照《西北師范大學文件材料分類方案》（西師發〔2009〕65號）執行；
教學類：在教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位工作、畢業生工作、教材等方面；研究生學位論文按照《關于進一步加強研究生學位論文管理工作的通知》（西師辦發〔2007〕72號）執行；
科研類：列入上級主管部門和學校計劃的每一項研究項目（課題），或以我校為主的科研項目（課題），從課題的申請到取得研究成果，進行鑒定驗收、申請專利、報獎和推廣應用的全部過程中形成的具有利用和保存價值的文字、圖表、數據、聲像等形式的文件材料；
基本建設類：學校在每個建設項目從醞釀、決策到建成交付使用的全過程中形成的，應當歸檔保存的文件，包括項目的提出、決策、計劃、勘測、設計、施工、竣工、使用、維護、改建、擴建等活動中形成的文字、圖紙、圖表、計算、聲像等形式的文件材料；
儀器設備類：國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料；
出版物類：本校自行編輯出版的學報和其他學術刊物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等；
財會類：依據《甘肅省會計檔案管理辦法實施細則》（甘財辦〔2003〕11號）執行;
學生類：依據《西北師范大學學生檔案管理辦法（試行）》（西師發〔2009〕81號文件）執行；
人事類：參照中共中央組織部印發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）執行；
除了上述規定的檔案材料外，各單位形成的其他有保存價值的文件材料也應列入歸檔范圍，特別要重視2014年學校重大活動、重要會議、重點項目、重大改革等材料的收集歸檔；以前未能夠按時歸檔的各類材料也應一并補歸。
自2014年開始，學校檔案館單獨增設外事類和人物類檔案，特面向全校收（征）集有關外事和人物的檔案材料，請相關單位做好歸檔工作。
二、歸檔時間
1．文書類、財會類檔案、科研項目、出版物、儀器設備類、外事類等材料按照自然年度歸檔，在4月30日前完成。
2．教學類檔案材料按照學年度歸檔，在10月30日前完成歸檔。
3．基建項目檔案在項目竣工驗收后3個月內完成歸檔。
4．學生類檔案中的2015屆畢業生檔案材料在6月30日前完成，2015級新生檔案材料在11月30日前完成。
5．組織、人事部門形成的干部檔案材料要在形成10天內歸檔，其它部門形成的干部檔案材料要在形成后1個月內歸檔。
6．以前未能按時歸檔的檔案材料，請在4月30日前補歸。
三、在線歸檔
自2014年開始，學校將實行在線歸檔，通過檔案管理系統平臺實施電子文件和紙質檔案同步歸檔，實現增量檔案的全部電子化，為全校師生提供更加方便、快捷、優質的檔案信息服務。
四、歸檔要求
1．各單位的檔案工作分管領導要重視歸檔工作，做好安排，為兼職檔案人員提供充分的工作條件和時間。
2．各單位兼職檔案人員要認真對待歸檔工作，參照歸檔范圍將有保存價值的各種載體的文件材料收集齊全、完整，避免各種重要文件材料的遺漏缺失，并按時移交檔案館。
3．移交檔案時，一定要記錄清楚，手續完備。
歸檔范圍等相關文件可從檔案館網站下載。
收集指導室：7970912 7970397
檔案技術室：7971612
檔 案 館
二〇一五年三月三十日
