各單位、校慶各工作組：
110周年校慶是學校發展歷程中的一項重大活動，在紀念建校110周年的各項慶祝活動中產生的文件材料（包括紙質文件、電子文件、照片、音像、實物等）對學校今后的建設與發展有著重要參考利用價值，應當認真整理、及時歸檔，移交學校檔案館以便更好保存。現將有關工作通知如下：
一、歸檔范圍
根據《西北師范大學文件材料歸檔范圍保管期限一覽表（試行）》（西師發[2009]65號），結合學校關于校慶工作的有關文件內容，制定了110周年校慶工作文件材料歸檔范圍參考表供大家參考，凡是在110周年校慶工作活動中產生的，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
二、歸檔時間
對于110周年校慶工作的檔案材料采取集中歸檔和例行歸檔相結合的辦法，校慶辦和各工作小組形成的關于校慶的專題檔案須在2013年1月4日之前整理完畢移交到檔案館；各學院、各單位、機關各部門形成的與校慶相關的材料可以和其他日常工作中產生的檔案一起于2013年4月30日前整理完畢移交學校檔案館。
三、歸檔要求
（一）各單位檔案工作分管領導、校慶辦和各工作小組的負責人要切實加強領導，重視此項工作，應將其納入到工作計劃中，及時布置和檢查110周年校慶的歸檔工作；檔案館主動做好歸檔工作的業務指導。
（二）各單位的兼職檔案員要本著對師大歷史負責的精神，認真做好110周年校慶材料歸檔工作。歸檔文件材料要齊全完整、系統準確，不遺漏缺失，歸檔及時，手續完備。
（三）歸檔材料有電子版的也應一并歸檔。刻錄光盤，一式三份，電子文件名與移交目錄中的文件標題相同，光盤中文件夾不能超過三級。
（聯系電話：7970912 賈建秀）
檔 案 館
二〇一二年十二月二十四日
西北師范大學110周年校慶文件材料歸檔范圍參考表
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序號 |
歸檔范圍 |
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1 |
校慶活動的計劃、總結、方案、請示、批復、規定、通知等文件，校慶各小組工作方案、預案、人員分工等有關材料 |
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2 |
相關的會議記錄（含重要的座談會）、紀要 |
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3 |
校慶所產生的領導講話、致辭、發言稿、題字、題詞 |
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4 |
校慶慶典一覽表 |
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5 |
邀請各單位的請柬 |
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6 |
校慶期間參加校慶活動的來賓、校友花名冊 |
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7 |
外來單位的賀信、賀電 |
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8 |
校友的賀信、賀電、往來函件等 |
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9 |
外單位（校友）贈送的書畫、禮品、紀念品登記冊 |
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10 |
學校統一定制的各種紀念品的樣品、制作設計圖及說明（含服裝），招標說明、驗收報告等 |
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11 |
校慶活動中與外單位簽訂的合同、協議書等文件材料 |
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12 |
禮品發放清單 |
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13 |
參加校友論壇代表登記表，學術研討會論文集等 |
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14 |
慶典、學術活動的照片、錄音、錄像等聲像材料 |
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15 |
媒體對校慶活動的相關報道 |
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16 |
成就展（校史、科研成果展等）全套版面的彩色打印件 |
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17 |
校史、校志、畫冊、光盤等編輯出版物 |
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18 |
校友錄（名冊）、理事會名單，各省市校友名單 |
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19 |
校慶經費預算編制情況 |
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20 |
有關捐贈款的財務清單 |
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21 |
其它反映校慶活動的文字、音像材料等 |
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22 |
各學院的簡介、畫冊、相關資料、活動議程等 |
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23 |
其它有價值的材料 |
備注：以上文件材料凡有電子文件的均應將電子文件拷貝歸檔（文件名即文件標題）
