各相關單位和機關各部門：
為規范我校電子文件的歸檔與管理工作，結合我校產生電子文件的實際情況和西師辦發【2010】8號文件精神，現將2010年電子文件歸檔工作的有關要求通知如下：
一、歸檔范圍：
1 文書類
1.1 校團委文件。由團委負責四月底前歸檔，文件格式為PDF或JPEG。
2 教學類
2.1 普通本科學生學籍及成績登記表。由教務處負責十月底前歸檔，文件格式為JPEG。
2.2 碩（博）士研究生學籍及成績登記表。由研究生學院負責十月底前歸檔，文件格式為JPEG。
2.3 碩（博）士學位論文。由研究生學院負責十月底前歸檔，文件格式為PDF。
3 出版物類
3.1 《絲綢之路》電子刊。由《絲綢之路》編輯部負責四月底前同專用排版軟件一并歸檔。
3.2 《西北成人教育學報》電子刊。由《西北成人教育學報》編輯部負責四月底前同專用排版軟件一并歸檔。
4 照片類
4.1 畢業生合影照。由學生處負責十月底前歸檔，歸檔照片應注明學生姓名和所在位置，文件格式為JPEG。
4.2 學校重要活動或人物照片。由宣傳部負責四月底前歸檔，歸檔的照片應達到主題鮮明、影像清晰、畫面完整，照片的元數據（標題、地點、人物）填寫清楚，文件格式為JPEG。
二、歸檔要求：
1、載體要求： DVD只讀光盤，載體表面清潔，無劃痕，無封貼。
2、歸檔單位應對歸檔的電子文件填寫《西北師范大學歸檔電子文件目錄》、《西北師范大學歸檔電子文件登記表》和《西北師范大學歸檔電子文件移交清冊》。（表格在檔案館主頁的相關下載欄目中）
3、歸檔時，需要移交歸檔電子文件光盤一式三套（一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存）和相關表格，經檢查合格后方可辦理移交手續。《歸檔電子文件目錄》移交電子版，《歸檔電子文件登記表》和《歸檔電子文件移交清冊》移交紙質一式兩份，移交部門和檔案館雙方簽字蓋章后各保存一份備查。
三、未盡事宜請與檔案館信息室聯系
電話：7971612 (武華維)
郵箱：huaweiw@qq.com
西北師范大學檔案館信息室
2010-4-6
