各學院、各單位、機關各部門：
2010年文書檔案歸檔工作即日起開始，現將有關要求通知下：
一、歸檔范圍
凡是2009年按照《西北師范大學文件材料分類方案》產生的所有文書材料。
二、歸檔要求
1、各單位參照《西北師范大學文件材料分類方案》和《西北師范大學文件材料歸檔范圍保管期限一覽表》，將本單位產生的文件材料依照保管期限、類目序號進行分類排序。
2、歸檔材料以“件”（如：一份文件為一件，一本會議記錄為一件，一冊報表、名冊、圖冊等為一件）為單位，將永久、30年、10年保管期限的文件材料，分別填寫《歸檔文件目錄》和《移交目錄》（在本通知附件中下載）。
3、取掉歸檔文件上的訂書針等異物，用鋼夾夾住文件左側，每份文件上的鋼夾位置互相錯開，使其平整。較厚的文件材料用不繡鋼訂書針裝訂。
4、以“件”為單位用鉛筆編寫頁碼。凡是有文字、圖標的頁面都要編寫頁碼，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角。一份文件編寫一個連續的頁碼。收文專用紙也應在正文之前編寫頁碼。會議記錄一本編寫連續頁碼。
5、報送《移交目錄》紙質文本一式兩份（A4紙橫向打印），移交人簽名并加蓋單位公章。《歸檔文件目錄》電子版直接發送郵箱（jiajianxiu@nwnu.edu.cn）。
三、歸檔時間
截止日期為4月30日。
四、未盡事宜請與檔案館文書檔案室聯系。
電話：7970912（賈建秀）
附件：1.歸檔文件目錄.xls
2.移交目錄.xls
檔案館文書室
2010年3月15日
