各學院：
為了做好2008屆本科畢業生教學檔案歸檔工作，根據《關于做好2009年歸檔工作的通知》（西師發〔2009〕14號）的要求，現將歸檔的基本要求和時間安排通知如下：
一、紙質檔案的歸檔要求：
1、歸檔材料要認真整理、仔細核對。
2、本科生學籍及成績登記表的歸檔：要對《西北師范大學學生學籍表》逐項填寫，每人都要有照片，如有問題，寫清原因，本人的學籍在前，成績在后，每頁加蓋學院公章。
3、裝訂方法：每班為一冊，在右上角用鉛筆編寫連續頁碼，封皮和目錄不編寫頁碼。裝訂孔打在左側1.5厘米處，正中（15厘米處）為中心孔，從中心到兩邊各打兩孔距中心孔為8厘米，用白色線繩裝訂，第一頁為封皮，全部用白色A4皮紋紙（卡紙）。
4、對歸檔的各班人數和學院總人數進行統計，歸檔目錄電子的一份，作為檔案館進行系統匯總的重要依據；移交清冊紙制文本一式兩份。嚴格交接手續，移交人、接收人簽字蓋章。
5、封皮、目錄、移交目錄、案卷目錄的格式，在檔案館網站相關下載欄目中下載，字體、格式不能更改。
二、電子檔案的歸檔要求：
1、載體要求： DVD只讀光盤，載體表面清潔，無劃痕，無封貼。
2、光盤內文件格式： 將紙質按A4幅面、150dpi精度、彩色（非照片）形式全部掃描并保存為JPG格式的JPEG影像文件。
3、光盤內文件結構：
一個學院一張光盤，盤內附有學生名單，學生名單放在一級文件夾下（學生名單表格在檔案館主頁的相關下載欄目中）。
盤內文件結構：
一級文件夾，文件夾名稱：××屆××學院普通本科學生學籍及成績登記表+人數（例如：2009屆數信學院普通本科學生學籍及成績登記表xxxx人）。
二級文件夾(每個專業建一個文件夾)，文件夾名稱：專業名稱+人數（例如：計算機專業xxx人）
三級文件夾(每個班級建一個文件夾)，文件夾名稱：班級名稱+人數（例如：甲班xx人）
三級文件夾下即為以學生為個體、單個JPG格式的歸檔文件。將每個學生的學籍和成績放在一起，表一為學籍表，文件名稱統一為：學生姓名+學籍表+01.jpg，表二為成績登記表，文件名稱統一為：學生姓名+成績登記表+02.jpg（若成績登記表有多頁，順序編號依次類推；若有重名，在重名的學生姓名后加一位流水號）。
4、歸檔單位應對歸檔的電子文件填寫《西北師范大學歸檔電子文件目錄》、《西北師范大學歸檔電子文件登記表》和《西北師范大學歸檔電子文件移交清冊》（表格在檔案館主頁的相關下載欄目中，具體填寫請參照第六條）。
5、歸檔時，需要移交歸檔電子文件光盤一式三套（一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存）和相關表格，經檢查合格后方可辦理移交手續。《歸檔電子文件目錄》移交電子版，《歸檔電子文件登記表》和《歸檔電子文件移交清冊》移交紙質一式兩份，移交部門和檔案館雙方簽字蓋章后各保存一份備查。
6、相關表格填寫說明：
（1）《西北師范大學歸檔電子文件登記表》，一張光盤填寫一張登記表。
（2）《西北師范大學歸檔電子文件目錄》，一張光盤有一個載體編號，教學電子檔案的載體編號為：年代-JX01,02…；一個班級為一條記錄，文件編號在光盤中按流水號；電子文件類別代碼：T-文本文件，I-圖像文件；保管期限與紙質相同。
（3）《西北師范大學歸檔電子文件移交清冊》，一張光盤為一條記錄，文件數即為盤內學生數。
三、紙質和電子版檔案材料要同時同步歸檔。各單位十一月二十四日移交結束。檔案館要進行系統整理，因為涉及面廣，請各單位理解并積極配合。
四、具體歸檔日期安排如下，請各單位提前做好準備,按時將檔案及相關材料移交檔案館教學檔案室。
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學 院 |
時 間 |
學 院 |
時 間 |
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教育學院 |
11月4日8∶30 |
外語學院 |
11月5日8∶30 |
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音樂學院 |
11月5日2∶30 |
教育技術與傳播學院 |
11月6日8∶30 |
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美術學院 |
11月9日8∶30 |
地理與環境科學學院 |
11月10日8∶30 |
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政法學院 |
11月11日8∶30 |
生命科學學院 |
11月12日8∶30 |
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物理與電子工程學院 |
11月13日8∶30 |
化學化工學院 |
11月16日8∶30 |
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文史學院 |
11月17日8∶30 |
旅游學院 |
11月18日8∶30 |
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經管學院 |
11月19日8∶30 |
數學與信息科學學院 |
11月20日8∶30 |
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體育學院 |
11月23日8∶30 |
研究生學院 |
11月24日8∶30 |
紙質文件聯系人：陳 霄 聯系電話：7970912
電子文件聯系人：謝翠香 聯系電話：7971951 7970397
檔 案 館
