各學院，各單位，機關各部門：
為了認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《甘肅省檔案管理條例》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令8號）和《高等學校檔案管理辦法》（教育部令27號）等法規條例，根據《甘肅省檔案工作規范化管理實施辦法》（甘檔發[2008]24號）、《關于對全省干部人事檔案進行審核的通知》（甘組通字[2006]58號）和《甘肅省檔案局關于檢查省直和中央在蘭單位檔案工作的通知》（甘檔發[2009]27號）等文件精神和要求，為了做好我校檔案工作規范化管理省級達標任務和檢查驗收工作，結合我校實際，現將做好2009年學校檔案工作的有關事項通知如下。
一、做好2009年檔案材料的歸檔工作
1、文書檔案材料的歸檔工作按《西北師范大學歸檔文件材料分類方案》和《西北師范大學文件材料歸檔范圍保管期限一覽表》（西師發[2009]65號文件）執行。
2、電子文件的歸檔工作按《西北師范大學電子文件歸檔與管理暫行辦法》（西師辦發[2004]21號文件）執行。要重點做好2007—2008學年度普通本科學生學籍及成績登記表的電子檔案的歸檔工作。
3、學生檔案歸檔工作按新制定的《西北師范大學學生檔案管理辦法（試行）》執行。
4、基建檔案的歸檔在執行以前有關規定的同時，要繼續結合甘肅省檔案局、甘肅省發展和改革委員會、甘肅省建設廳《關于印發〈甘肅省建設項目竣工檔案專項驗收辦法〉的通知》（甘檔發[2006]70號文件）精神做好相關工作。
5、研究生學位論文歸檔按《關于進一步加強研究生學位論文管理工作的通知》（西師辦發[2007]72號文件）執行。
6、繼續教育類教學檔案今年繼續執行先由繼續教育學院教學檔案室收集，保管五年后按教學年度移交到學校檔案館的管理辦法。
7、其它檔案材料的歸檔工作按相關規定執行。
8、歸檔時間要求：按自然年度歸檔的文件材料必須在今年6月底前完成，按學年度歸檔的文件材料必須在11月底前完成，2009屆畢業生歸檔材料必須在6月30日前完成，2009級新生檔案的收集、建檔工作必須在12月20前完成。
二、認真做好幾項重點工作
1、組織部、人事處、檔案館等部門要按照《關于進一步做好干部人事檔案整理裝訂工作的通知》(西師辦黨發[2009]1號文件)要求，精心組織，扎實細致地做好我校干部人事檔案的整理裝訂工作，保證按期完成任務，迎接省委組織部的驗查驗收。各相關單位要充分認識開展干部人事檔案審核和整理裝訂工作的重要性，積極配合，除繼續做好干部人事檔案中缺少檔案材料的補充和收集工作外，一定要確保所有被抽調人員將全部的時間和精力投入到檔案整理裝訂工作中。
2、全校各有關單位要積極協助檔案館，按照《甘肅省檔案工作規范化管理實施辦法》和《甘肅省檔案局關于檢查省直和中央在蘭單位檔案工作的通知》的精神和要求，采取有力措施，精心組織，積極準備，穩步推進，務求實效，在今年9月底前完成學校檔案規范化管理工作，做好“省特級”的申報和達標工作，10月份迎接省檔案局的檢查驗收。
3、全校各有關學院一定要認真做好畢業生檔案材料的收集、整理、歸檔和轉遞工作。今年我校共有畢業生5116人，其中本科生3965人，研究生1151人，是學校歷史上畢業人數最多的一年。各學院、各單位要高度重視畢業生就業工作，指定專人負責畢業生檔案材料的收集、整理和歸檔工作，學生就業指導服務中心、檔案館要加強對各學院的業務指導，按期完成畢業生檔案的轉遞。
三、相關要求。
1、各單位要組織有關人員認真學習國家、教育部、省上和學校的有關檔案工作的法規文件，按照文件的精神和要求，并結合本單位實際，確保把有價值的文件材料按規定收集歸檔，保質保量做好今年的檔案工作。
2、各學院各單位分管檔案工作的領導要高度負責，將檔案工作列入單位工作的重要職責，指定專人（兼職檔案員）負責此項工作，做到任務明確，責任到人，工作有計劃、有要求。
3、檔案館要加強對各單位歸檔工作的業務培訓和指導，組織業務人員深入歸檔單位進行技術指導和服務。
4、學校有關部門和檔案館要加強考核工作，對不按要求和不能按期完成歸檔任務的單位和工作人員，要在一定范圍內進行通報，并作為單位和個人考核的一項重要依據。
5、為了加強檔案工作的管理和聯系，請各學院各單位將分管檔案工作的領導和工作人員（兼職檔案員）名單于2009年5月20日前報檔案館。
二00九年四月二十八日
