各學院，各有關單位：
為做好2008級全日制本科生（含專升本）、研究生新生檔案材料的歸檔工作，根據教育部和國家檔案局第27號令《高等學校檔案管理辦法》的有關規定和要求，結合我校實際，現將學校2008級新生檔案歸檔工作的有關事項通知如下。一、學生檔案材料的歸檔范圍
（一）本科生歸檔材料
1．中學階段材料（高中畢業生學籍表或高中畢業生登記表）。
2．高考報考材料（主要包括高考報名登記表、機讀志愿卡、體檢表等）。
3．團員材料（入團志愿書、入團申請書等）。
4．黨員材料（入黨申請書、入黨志愿書、自傳、培養考察表、政審材料等），預備黨員的有關材料暫由各學院黨委統一管理， 待轉正后再向學生檔案室歸檔。
5．獎懲材料（各種獲獎證書除外）。
6．預科期間材料。
7．其它（如：考級證書、資格證書等具有體現本人素質和能力的證明材料）。
專升本學生歸檔材料，包括中學階段和專科階段兩部分材料。其中，中學階段材料、高考報考材料、黨團員材料、獎懲材料等同上； 專科階段部分主要包括高校學生學年鑒定表、實習鑒定表或教育實習評價表、學生歷年成績表、高校畢業生登記表、專升本推薦表等。
（二）研究生材料歸檔范圍
1．中學階段材料（同本科生）。
2．本科階段學歷材料（主要包括高校學生入學登記表、學年鑒定表、學位審批表、學生成績表、高校畢業生登記表等）。
3．研究生報考材料（研究生報名登記表、政審表、體檢表、專家推薦書等）。
4．博士研究生，還應有碩士階段學歷材料。碩士階段學歷材料主要包括：研究生入學登記表、歷年成績表、研究生中期篩選登 記表、碩士學位論文選題報告登記表、碩士學位論文評閱書、畢業研究生登記表、碩士學位申請書或評定書、授予碩士學位 的決定等。
5．入學前工作期間材料（應屆本科、碩士畢業生除外）。
6．黨團材料、獎懲材料（同本科生）。
7．其它（如：考級證書、資格證書等具有體現本人素質和能力的證明材料）。
團員證、團組織關系介紹信、黨組織關系介紹信、戶口遷移證、高考準考證、錄取通知書、各種獲獎證書等材料不屬歸檔范 圍。
二、新生檔案材料的歸檔要求
（一）檔案材料收集整理
1．2008級本科新生檔案材料歸檔工作由各學院負責組織安排，指定專人具體負責新生檔案的收集、整理等工作。研究生檔案材料的歸檔工作由研究生學院負責安排。
2．各學院自接通知之日起指派專人到檔案館學生檔案室領取學生檔案袋，并接受檔案整理、分裝的培訓，同時上報學生檔案主管領導和具體歸檔負責人名單與聯系方式 。
3．各學院按新生檔案材料歸檔范圍，組織相關人員（必須是中共黨員）收集、整理，按規定的材料順序將學生檔案材料裝入學生檔案袋內，填好檔案袋封面的姓名、性別、屆別、專業、學號等（黑色墨水填寫，字跡要清楚、規范，不能涂抹）。
4．各學院在收交學生檔案時，必須要與學生本人核對檔案內容，并填寫學院收交學生檔案清單，經學生本人簽字確認。
5．轉專業的學生檔案由新轉專業所在學院負責歸檔。
（二）檔案材料移交
1． 對本科生檔案進行整理、核對、清點后，打印“2008級學生檔案歸檔清單”和“2008級本科生入學檔案材料目錄”一式兩份，經經辦人和主管領導簽字后，加蓋單位公章，與學生檔案（按專業班級分類，學號順序排序）一起向檔案館學生檔案室移交。
2．對研究生檔案進行整理、核對、清點后，打印“2008級研究生檔案歸檔清單”和“碩士研究生入學檔案材料目錄”、“博士研究生入學檔案材料目錄”一式兩份，經經辦人和主管領導簽字后，加蓋單位公章，與學生檔案（按專業分類，學號順序排序）一起向檔案館學生檔案室移交。
3．在“學院收交學生檔案清單”表格中，未歸檔原因和本人簽名必須讓學生本人用黑筆親自填寫，不能代寫或打印，填寫完畢后復印件學院保存，原件移交檔案館存檔。
4．所有表格、清單一律用A4紙打印或復印，并全部添加頁碼，并在頁碼旁邊注明此表共幾頁。手寫一律用黑色筆，要字跡清楚，不能涂改。
5．所有移交檔案要由移交人和接交人當面點清，經雙方簽字確認，做到內容清楚，數字清楚、手續清楚完備。歸檔清單和歸檔材料目錄雙方簽字蓋章后，一份由檔案館存檔，一份學院保存。
6．為了保證移交工作有序進行，請各學院按照本科新生檔案移交具體時間（見表一）提前做好準備，按時移交。
三、其它
如果新生個人檔案仍然存放在入學前學校或當地招生辦公室，請及時通知學生將本人檔案自帶或郵寄到就讀學院，由各學院于下學期開學后兩周內，統一送交檔案館學生檔案室歸檔保管，并按以上程序二次辦理移交手續。如果學生檔案因特殊原因無法交回，必須由學生本人以書面形式說明原因和理由，學院加注意見，蓋章確認后上交檔案館存檔。
學生檔案工作是學生管理和教育的基礎性工作，新生檔案的歸檔工作直接影響到學生檔案的質量、安全以及服務利用。請各學院及相關單位高度重視，認真組織，精心安排，保質保量地做好學生檔案材料的收集整理工作，按時將學生檔案移交檔案館保存。
檔案館歸檔聯系人：席亞蘭，7971612，7970913。
附 表：
1. 2008級新生檔案歸檔時間安排表
2. 2008級本科生檔案歸檔清單
3. 2008級研究生檔案歸檔清單
4. 2008級本科生入學檔案材料目錄
5. 碩士研究生入學檔案材料目錄
6. 博士研究生入學檔案材料目錄
7. 學院收交學生檔案清單
二OO八年十一月十二日
